Introduktion
Næstved Gymnasium og HF (herefter NGH) prioriterer beskyttelsen af personoplysninger højt og behandler alle persondata i overensstemmelse med GDPR. Persondatapolitikken er udarbejdet i overensstemmelse med kravene i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF[1].
Denne persondatapolitik er NGH’s orientering til dig om, hvordan NGH behandler, herunder indsamler, bruger, opbevarer, beskytter og sletter, personoplysninger for ansøgere, elever, værger og medarbejdere tilknyttet gymnasiet. Denne orientering gives med henvisning til Databeskyttelsesforordningens artikel 13 og 14.
Dataansvarlig
NGH er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger. Har du spørgsmål om behandlingen af dine data, kan du kontakte skolens GDPR-ansvarlige:
- GDPR-ansvarlig: Martin Hansen
- Adresse: Nygårdsvej 43, 4700 Næstved
- E-mail: gymnasiet@naestved-gym.dk
- Telefon: 55 72 06 76
Du er også velkommen til at kontakte skolens databeskyttelsesrådgiver (DPO). DPO’ens rolle er at overvåge, at NGH overholder gældende regler på GDPR-området, herunder at stå til rådighed for hele skolen i forhold til rådgivning på området. DPO’en er endvidere NGH’s kontaktperson udadtil – både i forhold til de registrerede, i forhold til Datatilsynet og/ eller andre.
- DPO: Celina Haubold
- Adresse: Sønderhøj 28, 8260 Viby J.
- E-mail: gdpr@efif.dk
- Telefon: 89 36 32 80
Databehandler
Når NGH er dataansvarlig, sikrer vi, at eventuelle databehandlere kan leve op til forordningens krav, og stille de nødvendige garantier for behandling af personoplysninger på vegne af NGH.
Vi sikrer, at databehandleren er instrueret i, hvordan denne skal behandle de personoplysninger, som NGH er dataansvarlig for. Desuden sikrer vi, at der er indgået databehandleraftaler med alle databehandlere.
Vi benytter som udgangspunkt databehandlere i EU/ EØS eller som opbevarer data i EU/EØS. I nogle tilfælde er dette ikke muligt, hvorfor vi kan benytte databehandlere uden for EU/EØS, hvis vi, gennem risikovurdering og konsekvensanalyse vurderer, at databehandleren kan give dine personoplysninger en passende beskyttelse.
Formål
NGH behandler personoplysninger med det formål at understøtte og overholde de lovgivningsmæssige og pædagogiske opgaver på gymnasieområdet. Vi behandler altid personoplysninger med ansvarlighed og stræber os på at behandle så få personoplysninger om dig som muligt, ligesom vi kun behandler personoplysninger, hvis det er nødvendigt, sagligt begrundet og proportionelt. Vi indsamler og behandler derfor som altovervejende udgangspunkt kun de personoplysninger, som er nødvendige for, at vi kan overholde for retlige pligter i henhold til gældende lovgivning.
Typer af personoplysninger og hjemmel for behandling af personoplysninger
NGH behandler personoplysninger i overensstemmelse med god databehandlerskik, hvilket bl.a. indebærer, at vi kun behandler personoplysninger til lovlige, rimelige og legitime formål, som kan dokumenteres.
Vi behandler følgende personoplysninger om dig og behandlingen sker i henhold til følgende hjemler:
Ansøgere (kommende elever):
Vi behandler oplysninger om ansøgere for at kunne håndtere optagelsesprocessen, herunder formel identifikation af ansøgeren og forældremyndighedsindehaveren, reservation af plads til ansøgeren, behandling af selve ansøgningen om optagelse, samt behandling af eventuelle klager over afslag.
Vi behandler følgende almindelige personoplysninger om dig:
- Stamdata: bl.a. navn, adresse, e-mail, telefonnummer. Hvis du er under 18 år, behandler vi ligeledes stamdata på dine forældremyndighedsindehavere i form af navn, e-mail, telefonnummer
- Dokumenter i forbindelse med ansøgning: uddannelsesønsker, standpunkts- og prøvekarakterer, eksamensbevis, skoletilknytning, eventuelle bilag for udtalelser, eventuelle erklæringer og oplysninger om særlige forhold, eventuelt resultat fra optagelsesprøve og -samtale, øvrige oplysninger som du selv angiver i ansøgningen (herunder i fritekst eller studievalgsportfolio)
Behandlingen sker med hjemmel i:
- Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, c og e
- Databeskyttelseslovens[2] kapitel 3
Vi behandler desuden dit CPR-nummer i forbindelse med identifikation, i henhold til:
- Databeskyttelseslovens § 11, stk. 1
I sjældne tilfælde kan det blive nødvendigt at behandle fortrolige eller følsomme oplysninger om dig og dine forældremyndighedsindehavere, fx hvis du i forbindelse med din ansøgning har sendt os følsomme personoplysninger, fx helbredsoplysninger. De følsomme personoplysninger behandles i medfør til:
- Databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra a og g
Vi kan videregive dine personoplysninger til andre offentlige myndigheder, fx Børne- og undervisningsministeriet, Region Sjælland, optagelse.dk eller til en anden uddannelsesinstitution, når dette er krævet ved lov. Oplysninger videregives kun, når det er nødvendigt for at opfylde formålene med behandlingen eller for at overholde lovgivningsmæssige krav.
Hvis ikke du bliver optaget på NGH eller hvis du ønsker at starte på en anden uddannelsesinstitution, sletter vi dine personoplysninger, når din ansøgning er sendt videre. Du kan herefter fremover finde din ansøgning via optagelse.dk. Hvis du har været til optagelsesprøve, gemmer vi din test og resultater i 1 skoleår.
Elever:
Vi behandler oplysninger om elever for at kunne identificere elever, administrere elevernes uddannelse, herunder holdsætning, planlægning af undervisning, gennemførelse af eksamener og yde pædagogisk støtte.
Dette inkluderer almindelige personoplysninger i form af:
- Stamdata: bl.a. navn, adresse, e-mail, telefonnummer. Hvis du er under 18 år, behandler vi ligeledes stamdata på dine forældremyndighedsindehavere i form af navn, e-mail, telefonnummer
- Dokumenter i forbindelse med ansøgning: uddannelsesønsker, standpunkts- og prøvekarakterer, eksamensbevis, skoletilknytning, eventuelle bilag for udtalelser, eventuelle erklæringer og oplysninger om særlige forhold, eventuelt resultat fra optagelsesprøve og -samtale, øvrige oplysninger som du selv angiver i ansøgningen (herunder i fritekst eller studievalgsportfolio)
- Oplysninger om din skolegang: bl.a. fravær og fraværsårsager, deltagelse og resultater fra prøver og eksamen, standpunktskarakterer, individuelle aftaler fx udlån af bøger, oplysninger om holdtilknytning, ønsker om kreativt fag, studieretning og sprogvalg,
- Billeder og overvågning: foto til identifikation, videooptagelser i de områder hvor der findes videoovervågning
- IT-tracking: eventuelle oplysninger om betalingskort og transaktioner som led i dit eller dine forældremyndighedsindehaveres køb i skolens kantine, køb af billetter til skolens arrangementer eller betaling for studieture, oplysninger om adgang og trafik i diverse IT-systemer du er brugeroprettet i, logning af internet søgehistorik (ved brug af skolens trådløse netværk), eventuel logning ved brug af elektronisk adgangskontrol til særlige lokaler (fx skolens styrkerum).
Behandlingen sker i med hjemmel i:
- Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, b c og e
- Databeskyttelseslovens kapitel 3
Vi behandler desuden dit CPR-nummer i forbindelse med identifikation, i henhold til:
- Databeskyttelseslovens § 11, stk. 1
I sjældne tilfælde kan det blive nødvendigt at behandle fortrolige eller følsomme oplysninger om dig og dine forældremyndighedsindehavere, fx hvis du i forbindelse med din ansøgning har sendt os følsomme personoplysninger, fx helbredsoplysninger. De følsomme personoplysninger behandles disse i medfør til:
- Databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra a og g
Vi kan videregive dine personoplysninger til andre offentlige myndigheder, fx Børne- og undervisningsministeriet, Uddannelses- og forskningsstyrelsen, Styrelsen for It og Læring, Styrelsen for Undervisning og Kvalitet, når dette er krævet ved lov. Hvis du tilmelder dig en studierejse, indsamler og videregiver vi oplysninger om dig til de leverandører som udbyder rejsen, herunder hotel, transport, arrangementer mv. Vi behandler desuden oplysninger om dig for at administrere din egen betaling. Oplysninger videregives kun, når det er nødvendigt for at opfylde formålene med behandlingen eller for at overholde lovgivningsmæssige krav.
Vi sletter de fleste personoplysninger om dig 3 år efter, du er stoppet på NGH. Oplysninger i sager om ansøgninger og administration af udeboende SU, SPS-midler og oplysninger om sanktioner slettes 6 år efter din slutdato. Karakterer, opgaveafleveringer, fraværsregistreringer, karakter- og fraværsbemærkninger slettes efter 10 år. Dit prøve- og eksamensbevis slettes 30 år efter du er blevet student.
Forældremyndighedsindehavere:
For ansøgere og elever under 18 år indsamler personoplysninger om deres forældremyndighedsindehavere med henblik på at overholde retlig forpligtigelse, samt administrere elevernes uddannelse.
Vi behandler følgende almindelige personoplysninger om forældremyndighedsindehavere:
- Stamdata: navn, e-mail og telefonnummer
- Videoovervågning: eventuelle videooptagelser i de områder hvor der findes videoovervågning
- IT-tracking: eventuelle oplysninger om betalingskort og transaktioner som led i dit barns køb i skolens kantine, køb af billetter til skolens arrangementer eller betaling for studieture
Behandlingen sker i med hjemmel i:
- Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, c og e
- Databeskyttelseslovens kapitel 3
Vi behandler desuden dit CPR-nummer i forbindelse med identifikation, i henhold til:
- Databeskyttelseslovens § 11, stk. 1
I sjældne tilfælde kan det blive nødvendigt at behandle fortrolige eller følsomme oplysninger om dig, fx hvis dit barn i forbindelse med sin ansøgning har sendt os følsomme personoplysninger, fx helbredsoplysninger. De følsomme personoplysninger behandles disse i medfør til:
- Databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra a og g
Vi kan videregive dine personoplysninger til andre offentlige myndigheder, fx Børne- og undervisningsministeriet, Uddannelses- og forskningsstyrelsen, Styrelsen for It og Læring, når dette er krævet ved lov. Oplysninger videregives kun, når det er nødvendigt for at opfylde formålene med behandlingen eller for at overholde lovgivningsmæssige krav.
Vi behandler forældremyndighedsindehaveres personoplysninger, indtil eleven bliver 18 år eller 1 år efter elevens slutdato. Herefter slettes alle oplysninger om forældremyndighedsindehaverne. Hvis eleven herefter underskriver en samtykkeerklæring/ samarbejdsaftale/ fuldmagtserklæring, på vi stadig må samarbejde vedkommendes forældremyndighedsindehavere, behandles personoplysningerne indtil 6 år efter elevens slutdato.
Ansøgere (rekruttering af medarbejdere):
Vi behandler oplysninger om ansøgere for at kunne håndtere ansættelsesprocessen, herunder formel identifikation af ansøgeren og for at kunne vurdere, om du er en kvalificeret kandidat til en ledig stilling hos os. Din ansøgning og alle dine personoplysninger vil blive behandler internt af relevant personale i rekrutteringsprocessen. I nogle tilfælde anvender vi eksterne rekrutteringskonsulenter til at bistå os i processen, hvorfor dine personoplysninger kan indsamles af dem på vores vegne, eller deles med dem.
Vi behandler følgende almindelige personoplysninger om dig:
- Stamdata: bl.a. navn, adresse, e-mail, telefonnummer, eventuelle oplysninger om civilstatus, partner, børn
- CV: billede, uddannelser, kurser, tidligere arbejdspladser, oplysninger om arbejdsopgaver, andre oplysninger som du har skrevet i dit CV
- Ansøgning og andre medsendte dokumenter: eventuelt eksamensbevis fritidsinteresser, titel, uddannelse, efteruddannelse, erhvervserfaring, tidligere beskæftigelse, udtalelse, andre kompetencer, overenskomstmæssige tilhørsforhold
- Informationer om manglende afholdt ferie eller barsel
- Hvis du bliver kaldt til jobsamtale, vil vi notere oplysninger og informationer, som du giver os til brug for det videre rekrutteringsforløb
Behandlingen sker i med hjemmel i:
- Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, b, c, e og f
- Databeskyttelseslovens kapitel 3
Vi behandler desuden dit CPR-nummer i forbindelse med identifikation, i henhold til:
- Databeskyttelseslovens § 11, stk. 1
NGH behandler de følsomme personoplysninger, som du selv giver om lønforhold, skat, pensionsforhold, overenskomst- og fagforeningsmæssige tilhørsforhold. Hvis du oplyser skolen om evt. helbredsforhold registrerer skolen også dem, hvis det har betydning for skolens behandling af din ansøgning. De følsomme personoplysninger behandles disse i medfør til:
- Databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra a, b, e, f og h
Din ansøgning og bilag gemmes indtil rekrutteringsprocessen er afsluttet, hvorefter dine personoplysninger vil blive slettet, hvis du ikke fik stillingen.
Medarbejdere:
For medarbejdere indsamler vi personoplysninger med henblik på ansættelse, lønudbetaling, evaluering og overholdelse af lovgivningskrav.
Vi behandler følgende almindelige oplysninger om dig:
- Stamdata: bl.a. navn, adresse, e-mail, telefonnummer, eventuelle oplysninger om civilstatus, partner, børn
- CV: billede, uddannelser, kurser, tidligere arbejdspladser, oplysninger om arbejdsopgaver, andre oplysninger som du har skrevet i dit CV
- Ansøgning og andre medsendte dokumenter: eventuelt eksamensbevis fritidsinteresser, titel, uddannelse, efteruddannelse, erhvervserfaring, tidligere beskæftigelse, udtalelse, andre kompetencer, overenskomstmæssige tilhørsforhold
- Oplysninger om nuværende stilling, arbejdsopgaver, arbejdstider, udleverede arbejdsredskaber, andre tjenstlige forhold
- Registrering af fravær, orlov, ferieafholdelse, barsel (herunder antal børn og deres alder)
- Uddannelsesoplysninger, certifikater og kursusbeviser
- Billeder og overvågning: foto til identifikation, videooptagelser i de områder hvor der findes videoovervågning
- IT-tracking: eventuelle oplysninger om betalingskort og transaktioner som led i dit eller dine forældremyndighedsindehaveres køb i skolens kantine, køb af billetter til skolens arrangementer eller betaling for studieture, oplysninger om adgang og trafik i diverse IT-systemer du er brugeroprettet i, logning af internet søgehistorik (ved brug af skolens trådløse netværk), eventuel logning ved brug af elektronisk adgangskontrol til særlige lokaler (fx skolens styrkerum).
Behandlingen sker i med hjemmel i:
- Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, b, c, d, e og f
- Databeskyttelseslovens kapitel 3
Vi behandler desuden dit CPR-nummer i forbindelse med identifikation og information om strafbare forhold, i henhold til:
- Databeskyttelseslovens 8, stk. 1 og stk. 2, og § 11, stk. 1
NGH behandler de følsomme personoplysninger, som du selv giver om lønforhold, kontooplysninger, familieforhold, sociale forhold, skat, pensionsforhold, overenskomst- og fagforeningsmæssige tilhørsforhold. Hvis du oplyser skolen om evt. helbredsforhold registrerer skolen også dem, hvis det har betydning for skolens behandling af din ansøgning. De følsomme personoplysninger behandles disse i medfør til:
- Databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra a, b, c, e, f og h
Vi videregiver dine personoplysninger til andre offentlige myndigheder, fx Moderniseringsstyrelsen, SKAT, ATP, pensionskasser, banker, Arbejdsskadestyrelsen, Udbetaling Danmark m.v., når dette er krævet ved lov. Oplysninger videregives kun, når det er nødvendigt for at opfylde formålene med behandlingen eller for at overholde lovgivningsmæssige krav.
Vi opbevarer kun personoplysninger så længe, det er nødvendigt for at opfylde de nævnte formål. For medarbejdere opbevares oplysninger i overensstemmelse med gældende lovgivning for ansættelsesdata.
Registreredes rettigheder
Du har som registreret visse rettigheder i forhold til de personoplysninger, vi behandler om dig. Disse omfatter retten til:
Ret til at trække samtykke tilbage:
Hvis vores behandling beror sig på et samtykke givet efter Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a eller artikel 9, stk. 2, litra a, har du ret til at trække dit samtykke tilbage, jf. artikel 7, stk. 6 i Databeskyttelsesforordningen. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, må vi fremover ikke længere behandle de personoplysninger, samtykket beror sig på.
Ret til indsigt:
Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig, herunder en række information vedrørende behandlingen af personoplysningerne, jf. artikel 15 i Databeskyttelsesforordningen. Retten til indsigt kan dog være begrænset, hvis hensynet til private interesser, fortrolighed om andres oplysninger eller tavshedspligt i den offentlige forvaltning kræver det, jf. Databeskyttelseslovens § 22.
Ret til berigtigelse:
Du har ret til at få rettet eller suppleret personoplysninger om dig, som er forkerte eller ufuldstændige, jf. artikel 16 i Databeskyttelsesforordningen.
Ret til sletning:
Du har ret til at få slettet de personoplysninger, vi behandler om dig, hvis der er særlige grunde til det, jf. artikel 17 i Databeskyttelsesforordningen.
Ret til begrænsning af behandling:
Du har ret til at få begrænset skolens behandling af personoplysninger, hvis der er særlige grunde til det, jf. artikel 18 i Databeskyttelsesforordningen.
Ret til dataportabilitet:
Du har ret til at modtage dine personoplysninger og til at anmode om, at vi overfører dine personoplysninger til en anden dataansvarlig, hvis der er særlige grunde til det, jf. artikel 20 i Databeskyttelsesforordningen.
Ret til indsigelse:
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlig behandling af dine personoplysninger, og eventuelt kræve at vi sletter, berigtiger eller begrænser vores behandling af dine personoplysninger, jf. artikel 21 i Databeskyttelsesforordningen.
Ret til ikke at være genstand for en automatisk afgørelse:
Du har ret til ikke at være genstand for en automatisk afgørelse, herunder profilering, i tilfælde hvor afgørelsen har en betydelig påvirkning for dig, jf. artikel 22 i Databeskyttelsesforordningen. At behandlingen eller en afgørelse er automatisk, betyder, at der ikke er nogen fysisk person involveret i behandlingen eller afgørelsen.
Hvis du ønsker at anmode om at benytte dig af dine rettigheder
Du kan anmode om at benytte dine rettigheder ved at kontakte skolen enten telefonisk, skriftligt eller fysisk. Du kan se skolens kontaktoplysninger højere oppe i denne skrivelse. Vi må kun hjælpe dig med at benytte dine rettigheder, når du har legitimeret dig, eller når der på anden måde er skabt sikkerhed for, at den, der fremsætter begæringen, er identisk med den registrerede eller er i besiddelse af en fuldmagt fra den registrerede.
Telefoniske henvendelser:
Det kan være nødvendigt at stille kontrolspørgsmål for at legitimere dig og dermed sikre, at vi ikke udleverer personoplysninger til uberettiget. Hvis ikke vi kan få den nødvendige sikkerhed og identifikation, må personoplysningerne sendes til digital post til den registrerede.
Henvendelse via e-mail:
Vi kontrollerer om navn og e-mail er identisk med de oplysninger, som vi i forvejen er i besiddelse af. Det kan være nødvendigt at bede om yderligere identifikation, fx i form af en telefonisk samtale med kontrolspørgsmål eller fysisk henvendelse. Hvis ikke vi kan få den nødvendige sikkerhed og identifikation, må personoplysningerne sendes til digital post til den registrerede.
Fysisk henvendelse:
Vi beder om en form for billede-legitimation, fx kørekort eller pas. Hvis ikke vi kan få den nødvendige sikkerhed og identifikation, må personoplysningerne sendes til digital post til den registrerede.
Anmodning på andres vegne:
Forældremyndighedsindehavere kan begære om deres barns rettigheder anvendes, hvis barnet er under 18 år. Vi legitimerer forældremyndighedsindehaveren før eventuel anvendelse af rettigheder. Ved tilfælde med anmodning på andres vegne, foretager vi en konkret vurdering af, hvorvidt den registrerede er i stand til selv at modtage personoplysningerne eller om personoplysningerne skal videregives til forældremyndighedsindehaveren.
Den registrerede kan give en anden fuldmagt til at for benyttet rettigheder på sine vegne. Fuldmagten kan være specifik eller generel. Skolen skal se fuldmagten og legitimere den registrerede samt fuldmagtsmodtageren.
Brud på persondatasikkerheden
I tilfælde af brud på persondatasikkerheden skal du kontakte skolens GDPR-ansvarlige. Du finder kontaktoplysningerne højere oppe.
Skolens GDPR-ansvarlige får skabt overblik over persondatasikkerhedsbruddet og får det stoppet hurtigst muligt. Herefter iværksættes eventuelle sikkerhedsforanstaltninger og bruddet anmeldes til Datatilsynet senest 72 timer efter. Hvis bruddet indebærer en høj risiko for den registrerede, underretter vi den registrerede.
Klage
Hvis du vil klage vores behandling af dine personoplysninger, kan du kontakte Datatilsynet via følgende:
- Adresse: Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby
- E-mail: dt@datatilsynet.dk
- Telefon: 33 19 32 00
- Vejledning: Sådan klager du til Datatilsynet
Ændringer i persondatapolitikken
Vi forbeholder os retten til at opdatere denne persondatapolitik i overensstemmelse med gældende lovgivning og praksis. Ændringer vil blive offentliggjort på vores hjemmeside.
[1] Europa-parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016