Orientering om behandling af personoplysninger i forbindelse med ansøgning om optagelse

Orientering om behandling af personoplysninger i forbindelse med ansøgning om optagelse[1]

 

Som led i din ansøgning om optagelse på Næstved Gymnasium og HF indsamler og behandler Næstved Gymnasium og HF personoplysninger om dig og dine værger, jf. artikel 6, stk. 1, og artikel 9, stk. 1, i databeskyttelsesforordningen[2]

 

Næstved Gymnasium og HF tilstræber at behandle så få personoplysninger om dig og dine værge som muligt, ligesom vi kun foretager en behandling af de personoplysninger, vi har, hvis behandlingen er nødvendig, sagligt begrundet og proportionel.

 

Vi indsamler og behandler derfor som altovervejende udgangspunkt kun de personoplysninger, der er nødvendige for at vi kan overholde vores pligter i henhold til den gymnasiale lovgivning om optagelse på gymnasiet jf. kapitel 2, 4 og 5, kap. 3 for HF samt kap. 7 for Aspergers i optagelsesbekendtgørelsen.[3]

 

Disse oplysninger er:

 

  • Stamoplysninger på dig og dine forældre, dvs. navn, bopælsadresse, CPR-numre, telefonnummer, mailadresse
  • De oplysninger om dig selv, som du selv har givet os i din ansøgning, herunder oplysninger om tidligere skoleaktiviteter, din begrundelse i fritekst for at søge om optagelse hos os*, dine karakterer fra 9. eller 10. klasse, evt. bilag med udtalelser, diverse erklæringer og oplysninger om særlige forhold
  • vurderinger fra Ungdommens Uddannelsesvejledning om din uddannelsesparathed
  • resultater fra din optagelsesprøve

 

Hvis der er flere ansøgere til Næstved Gymnasium og HF, end vi har plads til, sender vi de nødvendige personoplysninger om vores ansøgere til Fordelingssekretariatet i Region Sjælland med det formål at få udpeget de ansøgere, der bor længst væk fra Næstved Gymnasium og HF, og som derfor skal overføres til optagelse på et andet gymnasium, jf. § 29 i optagelsesbekendtgørelsen.

 

Hvis Fordelingssekretariatet vurderer, at du ikke kan optages på Næstved Gymnasium og HF, men skal henvises til et andet gymnasium, videresender vi din ansøgning og de nødvendige personoplysninger til det pågældende gymnasium.

Hvis du har været til optagelsesprøve hos os, fordi Ungdommens Uddannelsesvejledning har vurderet, at du er ikke-uddannelsesparat, sender vi svaret på din optagelsesprøve til Ungdommens Uddannelsesvejledning med henblik på revidering af din uddannelsesplan, jf. §§ 21 og 22 i procedurebekendtgørelsen[4].

 

Indsamling og behandling af personoplysninger om dig og dine værger foregår fortroligt og foretages kun af særligt betroede medarbejdere på Næstved Gymnasium og HF. Al forsendelse af din ansøgning fra Næstved Gymnasium og HF sker via sikker mail. Hvis du ikke bliver optaget på Næstved Gymnasium og HF sletter vi dine personoplysninger.

 

Oplysninger, der er frivillige at afgive

De med * markerede oplysninger ovenfor er frivillige for dig at afgive.

 

Dine og dine værgers rettigheder

Retten til indsigt: I kan få indsigt i, hvilke personoplysninger vi behandler om jer, hvad formålet med behandlingen er, hvor længe vi opbevarer personoplysningerne, hvor vi har oplysningerne fra (hvis vi ikke har modtaget dem fra jer) samt hvem vi evt. videregiver personoplysningerne til.

 

Retten til indsigt kan dog være begrænset, hvis hensynet til private interesser, fortrolighed om andres oplysninger eller tavshedspligt i den offentlige forvaltning kræver det, jf. databeskyttelseslovens § 22.

 

Retten til indsigelse: I kan gøre indsigelse mod vores behandling af personoplysninger, hvis jeres interesser i ikke at få behandlet personoplysninger, går forud for Næstved Gymnasium og HFs legitime interesser i at kunne foretage behandlingen, jf. artikel 21 i databeskyttelsesforordningen.

 

Retten til berigtigelse: I kan få rettet eller suppleret personoplysninger om jer, som er forkerte eller ufuldstændige, jf. artikel 16 i databeskyttelsesforordningen.

 

Retten til begrænsning af behandlingen: I har ret til at få begrænset vores behandling af jeres personoplysninger, hvis der er særlige grunde til det, jf. artikel 18 i databeskyttelsesforordningen.

 

Retten til sletning: Vi opbevarer jeres personoplysninger så længe, det er nødvendigt af hensyn til Næstved Gymnasium og HFs dokumentation for optagelsesproceduren.

 

Hvis du ikke optages, sletter vi som udgangspunkt alle oplysninger om dig med udgangen af indeværende kalender år.

 

Hvis du bliver optaget, gemmer vi oplysningerne fra optagelsesproceduren i indtil 3 år efter, du er blevet student.

 

Hvis du bliver optaget gemmer vi dine værgers personoplysninger (stam-, kontakt- og systembrugeroplysninger) indtil du fylder 18 år. Selvom du er fyldt 18 år gemmer vi fortsat dine værgers personoplysninger indtil der er gået 3 år efter, du er blevet student.     

 

Sådan gør du brug af dine rettigheder: Du (eller dine værger) skal kontakte skolen, jf. afsnittet om Formalia nedenfor, og oplyse, hvilken ret, du/I ønsker at gøre brug af og hvorfor. Vi vil herefter undersøge, om vi er enige i, at retten kan udøves. Hvis vi ikke umiddelbart er enige, giver vi en begrundelse for det, og du/I vil så få lejlighed til at udtale jer, før vi træffer endelig afgørelse om, hvorvidt retten kan udøves. Vores afgørelse herom skal følge forvaltningslovens regler om høring, begrundelse og klagevejledning, jf. forvaltningslovens §§ 19–25.

 

Formalia

Næstved Gymnasium og HF er dataansvarlig for de behandlinger af personoplysninger, vi har beskrevet ovenfor.

 

Hvis du (eller dine værger) har spørgsmål eller ønsker at gøre brug af de rettigheder, der er beskrevet ovenfor, kan skolen kontaktes på følgende skolen@naestved-gym.dk.

 

Klageadgang

Næstved Gymnasium og HF's behandling af personoplysninger kan påklages til Datatilsynet, Borgergade 28, 5, 1300 København K.

 

[1] Denne orientering gives med henvisning til art. 13 og 14 i databeskyttelsesforordningen

[2] EUROPA-PARLAMENTETS OG RÅDETS FORORDNING (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (generel forordning om databeskyttelse)

[3] Bekendtgørelse nr. 108 af 04/02/2016

[4] Bekendtgørelse nr. 775 af 14/06/2017