Behandling af personoplysninger i forbindelse med ansøgning om optagelse

Orientering om behandling af personoplysninger i forbindelse med ansøgning om optagelse

Som led i din ansøgning om optagelse på Næstved Gymnasium og HF (NGH) indsamler og behandler NGH personoplysninger om dig og dine værger, jf. artikel 6, stk. 1, og artikel 9, stk. 1, i databeskyttelsesforordningen.

NGH tilstræber at behandle så få personoplysninger om dig og dine værger som muligt, ligesom skolen kun foretager en behandling af de personoplysninger, skolen har, hvis behandlingen er nødvendig, sagligt begrundet og proportionel.

Skolen indsamler og behandler derfor som altovervejende udgangspunkt kun de personoplysninger, der er nødvendige for at NGH kan overholde pligter i henhold til den gymnasiale lovgivning om optagelse på gymnasiet jf. kapitel 2, 4 og 5, kap. 3 for HF samt kap. 7 for Aspergers i optagelsesbekendtgørelsen.[3]

 

Disse oplysninger er:

Stamoplysninger på dig og dine værger, dvs. navn, bopælsadresse, CPR-numre, telefonnummer, mailadresse

  • De oplysninger om dig selv, som du selv har givet skolen i din ansøgning, herunder oplysninger om tidligere skoleaktiviteter, din begrundelse i fritekst for at søge om optagelse hos os*, dine karakterer fra 9. eller 10. klasse, evt. bilag med udtalelser, diverse erklæringer og oplysninger om særlige forhold
  • vurderinger fra Ungdommens Uddannelsesvejledning om din uddannelsesparathed
  • resultater fra din optagelsesprøve

 

Hvis der er flere ansøgere til NGH, end skolen har plads til, sendes de nødvendige personoplysninger om skolens ansøgere til Fordelingssekretariatet i Region Sjælland med det formål at få udpeget de ansøgere, der bor længst væk fra NGH, og som derfor skal overføres til optagelse på et andet gymnasium, jf. § 29 i optagelsesbekendtgørelsen.

Hvis Fordelingssekretariatet vurderer, at du ikke kan optages på NGH, men skal henvises til et andet gymnasium, videresender NGH din ansøgning og de nødvendige personoplysninger til det pågældende gymnasium.

Hvis du har været til optagelsesprøve hos NGH, fordi Ungdommens Uddannelsesvejledning har vurderet, at du er ikke-uddannelsesparat, sender skolen svaret på din optagelsesprøve til Ungdommens Uddannelsesvejledning med henblik på revidering af din uddannelsesplan, jf. §§ 21 og 22 i procedurebekendtgørelsen[4].

Indsamling og behandling af personoplysninger om dig og dine værger foregår fortroligt og foretages kun af særligt betroede medarbejdere på NGH. Al forsendelse af din ansøgning fra NGH sker via sikker mail. Hvis du ikke bliver optaget på NGH sletter vi dine personoplysninger.

 

Oplysninger, der er frivillige at afgive

De med * markerede oplysninger ovenfor er frivillige for dig at afgive.

 

Dine og dine værgers rettigheder

Retten til indsigt: I kan få indsigt i, hvilke personoplysninger skolen behandler om jer, hvad formålet med behandlingen er, hvor længe skolen opbevarer personoplysningerne, hvor oplysningerne er fra (hvis skolen ikke har modtaget dem fra jer) samt hvem skolen evt. videregiver personoplysningerne til.

Retten til indsigt kan dog være begrænset, hvis hensynet til private interesser, fortrolighed om andres oplysninger eller tavshedspligt i den offentlige forvaltning kræver det, jf. databeskyttelseslovens § 22.

Retten til indsigelse: I kan gøre indsigelse mod skolens behandling af personoplysninger, hvis jeres interesser i ikke at få behandlet personoplysninger, går forud for NGH’s legitime interesser i at kunne foretage behandlingen, jf. artikel 21 i databeskyttelsesforordningen.

Retten til berigtigelse: I kan få rettet eller suppleret personoplysninger om jer, som er forkerte eller ufuldstændige, jf. artikel 16 i databeskyttelsesforordningen.

Retten til begrænsning af behandlingen: I har ret til at få begrænset skolens behandling af jeres personoplysninger, hvis der er særlige grunde til det, jf. artikel 18 i databeskyttelsesforordningen.

Retten til sletning: Skolen opbevarer jeres personoplysninger så længe, det er nødvendigt af hensyn til NGH’s dokumentation for optagelsesproceduren.

Hvis du ikke optages, sletter skolen som udgangspunkt alle oplysninger om dig med udgangen af indeværende kalender år.

Hvis du bliver optaget, gemmer skolen oplysningerne fra optagelsesproceduren i indtil 3 år efter, du er blevet student.

Hvis du bliver optaget gemmer skolen dine værgers personoplysninger (stam-, kontakt- og systembrugeroplysninger) indtil du fylder 18 år. Selvom du er fyldt 18 år gemmer skolen fortsat dine værgers personoplysninger indtil der er gået 3 år efter, du er blevet student.     

Sådan gør du brug af dine rettigheder: Du (eller dine værger) skal kontakte skolen, jf. afsnittet om Formalia nedenfor, og oplyse, hvilken ret, du/I ønsker at gøre brug af og hvorfor. Skolen vil herefter undersøge, om vi er enige i, at retten kan udøves. Hvis skolen ikke umiddelbart er enige, gives en begrundelse for det, og du/I vil så få lejlighed til at udtale jer, før skolen træffer endelig afgørelse om, hvorvidt retten kan udøves. NGH’s afgørelse herom skal følge forvaltningslovens regler om høring, begrundelse og klagevejledning, jf. forvaltningslovens §§ 19–25.

 

Formalia

NGH er dataansvarlig for de behandlinger af personoplysninger, NGH har beskrevet ovenfor.

Hvis du (eller dine værger) har spørgsmål eller ønsker at gøre brug af de rettigheder, der er beskrevet ovenfor, kan skolen kontaktes på følgende skolen@naestved-gym.dk.

 

Klageadgang

NGH’s behandling af personoplysninger kan påklages til Datatilsynet, Borgergade 28, 5, 1300 København K.

 

[3] Bekendtgørelse nr. 108 af 04/02/2016

[4] Bekendtgørelse nr. 775 af 14/06/2017